Caso de Estudio: Venta - Farmacia

• Conociendo el Sistema Ventas
  Esta área se coordina lógica y eficientemente con cuatro empleados que son los receptores de las peticiones de los clientes y que efectúan una respuesta aceptando o no el pedido. La farmacia dispone de un depósito para almacenar los productos comercializados. Los empleados usan dos computadoras para verificar la existencia o no del producto solicitado (medicamentos, perfumes o hierbas medicinales). Este sistema stock es una base de datos donde se almacenan grandes cantidades de información referentes a los productos existentes. Si el producto se encuentra disponible, se verifica el tipo de venta y el tipo de compra, para luego realizar la facturación y la entrega del producto solicitado.
  Si no se dispone del producto, se produce la cancelación del pedido. En ese caso le indican al cliente que se le puede conseguir el producto, pero tendrá que esperar un pequeño lapso de tiempo (el cadete busca el producto en otras farmacias). Luego el farmacéutico hace el pedido de los medicamentos faltantes al proveedor.
  
  Análisis del Sistema Ventas
  El engranaje ventas se mantiene inactivo hasta que es estimulado por un agente externo. Los mecanismos lógicos de éste proceso se detallan a continuación.
  
• El cliente solicita a un empleado de la farmacia el pedido de un tipo de producto (medicamento o perfumes)
  
• El empleado realiza la búsqueda del medicamento en la pantalla de la PC, ésta acción la realiza con la ayuda de un sistema informático implantado por el técnico programador.
• El sistema stock trabaja con bases de datos cargadas en función del vademécum.
  Este proceso se llama stock del producto, el cual recibe una petición y devuelve una respuesta en forma casi inmediata, afirmando o negando la existencia del producto en cuestión. Tendremos dos opciones a seguir:
  · El producto no esta disponible y se cancela el pedido.
  · El producto esta disponible se informa el precio del producto solicitado
• El cliente queda disconforme con el precio y se retira de la farmacia, entonces se cancela el pedido
• El cliente queda conforme con el precio, el precio es aceptado Luego se verifica el tipo de venta: el empleado informa al cliente que el producto solicitado se expide con receta o venta libre.
• Después se verifica el tipo de compra, en este proceso se constata que el cliente dispone de la receta o no.
  La receta debe contener la firma del médico y el sello de la matrícula. Si posee O. S. se verifica si esta habilitada o suspendida. En el primer caso se realiza el descuento establecido por la misma, en caso contrario se cancela el descuento en curso y el cliente concreta el pago del producto. Si paga con efectivo se realiza un descuento de 12%. El precio de lista está en pseudomoneda. Otra forma de pago es por libreta (cuenta corriente). Si la cuenta está habilitada se anota en la libreta del cliente la compra realizada y se cargan los datos de la cuenta del cliente en una pequeña base de datos destinada para tal fin. Si se encuentra suspendida se cancela el pedido o se concreta el pago de otra forma
• Luego se expende la factura y el cliente paga la misma con cualquiera de los tipos de pagos antes mencionados
• Se empaca el producto
• Se entrega el producto
• Se actualiza el stock.
  
  Funciones y Responsabilidades de cada puesto de trabajo
  El Propietario de la farmacia:
  Se encarga de combinar las actividades de la farmacia en una ejecución lógica de personas o grupos (división del trabajo)
  Especifica la jerarquía de la organización
  Establece los mecanismos para integrar las actividades de las áreas en un “Todo” y vigila la eficacia de dicha integración (coordinación).
  Actuar en caso de algún siniestro físico en la farmacia. Motiva a su personal para trabajar en equipo.
  Influye casi en su totalidad en el sector de publicidad modelando estrategias de mercado para lograr mayores dividendos económicos. La misma está explotada en promociones de propaganda radial, folletos, almanaques.
  Asesor legal:
  Persona que asesora al dueño en el área jurídica, en caso de daños y perjuicios a la organización o ante una eventual demanda judicial por parte de algún cliente disconforme por el mal accionar de la misma.
  Farmacéutico:
  Posee el titulo que avala el funcionamiento correcto de la normativa dispuesta por el colegio de farmacéuticos. Verifica el vencimiento de los medicamentos. Si el stock es mínimo, re comunica al dueño que se debe reponer el faltante; entonces se debe realizar el pedido a los proveedores (Cofaral). Revisa en forma constante e1 catálogo de nuevos medicamentos en el mercado. Reemplaza al dueño de la farmacia, en ausencia de éste.
  
  Empleados:
  La recepción de los pedidos vía telefónica y de los pedidos solicitados en el local mencionado. Los empleados realizan el proceso de venta, concretando o no la misma. Un empleado está a cargo de los otros empleados. La farmacia tiene cuatro empleados para la atención al público. Para verificar el stock del producto solicitado se dispone de dos computadoras.
  Técnico Programador:
  Se encarga de la configuración, mantenimiento y reparación de las computadoras y del sistema stock implantado para verificar la existencia o no de un producto. Actualiza el sistema stock con ayuda de un menú para producir la modificación o borrado de los datos. Tiene que mantener en funcionamiento el sistema contable informático usado por el C. P. N.
  C. P. N.:
  Lleva a cabo la contabilidad de la farmacia, que representa: el pago de impuestos (D.G.I, alquiler, luz, droguería) Se encarga de controlar el presentismo .y los permisos del personal. Realiza la liquidación de sueldos y los balances en forma mensual y anual. Lleva un control diario de las ventas que se realizan. Efectiviza los contratos con los proveedores.
  
  Actividades generales de la organización
  La farmacia vista como un sistema arrojará un comportamiento determinado esperado. La misma es un sistema en el que actúan interdisciplinariamente diferentes recursos humanos (cuatro empleados, un contador, un abogado, un cadete y un técnico informática), que se interrelacionan por medio de la comunicación y cuentan con recursos materiales que deben ser administrados mediante sucesivas decisiones dentro de un marco legal y tendiendo a satisfacer el objetivo general de la farmacia
  Para conocer la estructura de la organización elaboramos el organigrama con datos relevados asociados a la jerarquía y funciones. Una organización se la podría ver como un tejido anidado de muchas relaciones que un grupo de personas o subordinados supervisados por sus jefes persiguen metas comunes.
  Las "'metas" son fruto de la planificación; éstas pueden ser ambiciosas y de largo alcance. Se debe realizar una planificación “actual” y “futurista”, en lo que respecta al contexto de la organización.
  Organizar es un proceso gerencial permanente. Las estrategias, el ambiente y las relaciones están sujetas a un “cambio constante” en la actualidad para lograr eficientemente los objetivos.
  Las decisiones que el propietario de la farmacia debe tomar para organizar se sintetizan en 4 pasos
• DIVISION DEL TRABAJO
• DEPARTAMENTALIZACION
• JERARQUIA DE LA ORGANIZACION
• COORDINACION
  
  
  Objetivos
  La organización debe alcanzar las siguientes “metas” o “fines”:
  
• Obtener ganancias económicas a través de la venta de los productos que se ofrecen a los clientes.
• Incrementar sensiblemente las ventas y utilidades del negocio.
• Obtener un porcentaje del mercado .
• Reducir los riesgos mediante la diversificación de productos.
• Insertarse en la sociedad como una entidad respetable que genere confianza entre los clientes.
• Valorar al máximo los recursos humanos de la farmacia explotando aptitudes de comunicación, coordinación y eficiencia de sus empleados.
• Trato amable y cordial hacia los clientes. Recuerde que el cliente siempre tiene razón.
• Optimización y eficacia para generar una respuesta ante el interrogante del consumidor.
• Obtener un aumento medido en la recuperación del capital empleado.
  

La estrategia que dispone la farmacia para lograr estos objetivos se basan en la utilización de las 4 (cuatro) p-es: producto _ precio _ público _ promoción / publicidad.

Ambiente
Es todo lo que está fuera del control del sistema Farmacia. El ambiente puede influir sensiblemente en el comportamiento de ésta. Como ejemplos de las variables relevantes del ambiente de la Farmacia podemos citar los siguientes: el plan económico nacional, la devaluación de la moneda nacional, los impuestos nacionales, provinciales y municipales, los impuestos a las drogas, los proveedores (Cofaral) y la competencia; entre otros.

Limite
Este concepto permite atacar la complejidad de la organización. Al encontrarnos con un sin fin de relaciones en el sistema farmacia, el límite de nuestro análisis queda establecido por el nombre del proceso estudiado: Ventas. Las políticas internas es el motor de este subsistema.